2016年12月29日木曜日

仕事の「すり合わせ」って?



仕事というのは、
一人でできるものではなく
チームで、または組織で行うものですよね。

わかっちゃいるけど、こんなことってありませんか?

 「あれ? なぜ、それ、勝手に進めちゃったの?」

 「あれ? そんなこと分かってなかったの?」

 「あれ? なぜ、それを先にやって、大事なことが後回しなの?」

上司の立場では、

 「部下がびっくりすることをしているのに急に気づいて、愕然とする」

そんなことってありませんか? (私もあります)

なぜ、こういう食い違い、
すれ違いが起きるのでしょうか。

よく「仕事の内容をすり合せる」と言いますが、では、この「内容」って具体的には何でしょうか?

あなたは、すり合わせる内容を明確化していますか? これ、結構、不明確なんですよね。

だから、せっかく時間をとってミーティングしても、結局、すり合わせはできていない。

そこで、今日は、上司と部下がすり合わせるべき仕事の内容のポイントについて少しヒントを書きたいと思います。


仕事の内容をすり合わせる際のポイント


PDCAという言葉はご存知かと思います。

 Plan Do Check Act

の頭文字。仕事を進めるときは、必ず「PDCAを回せ」と習ったのではないでしょうか。
では、「すり合わせ」はいつ行うかというと、Planのときですよね。
では、Planは何をするかというと・・・

 1. ゴール状態の共有
 2. タスクの洗い出し
 3. 工数の洗い出し
 4. 優先順位と役割の決定

こんなところでしょう。
ところが、ミーティングでのすり合わせ時に、これがきちんとできているかというと、ほぼできていないのではないでしょうか。

なんとなく話しあって、お互いに思いついたことを言い合って、

 「そういうことで、まあ、あとはよろしく」

みたいになっていると、これは・・・。

まず、上記4つをしっかりと共有しましょう。
中でも、1の「ゴール状態の共有」は、難しいですよね。

これは、どうやって行いますか?

一つの回答としては、QCDのイメージを持つのが良いと思います。

 ・Quality(品質)
 ・Cost(コスト)
 ・Delivery(納期)

です。この三つは、実はトレードオフの関係になっています。

 品質を高めようとすると、コストや納期が追いつかない。
 納期を早めようとすると、コストがかかったり品質が下がる。

ですので、このトレードオフの関係の三つを、どういったバランスで落ち着かせるべきか、また、そのバランスを判断する際の軸は何か、などをすり合わせて共有しないとならないのです。

特に判断軸のすり合わせは、個別の事例によって異なるので、難しいところなのではないでしょうか。

これを解決するためには、Checkを大事にすると良いでしょう。

Planのときに、完全に判断軸まで共有できるかというと、それは難しいでしょう。ですので、Checkのときに、個別に共有し、徐々に、チームの中で、または上司と部下との間で、判断軸が共有されるようにする。

こんな風に進めるのが、現実的ではないかと思います。

さて、ヒントになりましたでしょうか。
あなたの職場でも、「すり合わせ」やってみてくださいね。

2 件のコメント:

  1. 判断軸を共有することは本当に難しいですね。メンバー間で個別にでも判断軸を共有できないことがほとんどです。でもそんなときは「あなたにとって今何がいちばん重要なの?」と繰り返し問いかけています。今は判断軸を共有できないけど、やがては共有できるところが見つかるかもね!という気持ちで粘り強く接しています。

    返信削除
    返信
    1. コメントありがとうございます。うれしいです!(^^)
      たしかに、上司から質問を投げかけるというのは、すごくいい方法ですよね。また、「粘り強く」というのも、すごく大事なポイントですね。
      私も新しい人と仕事をする際には、本当に伝わらなくて苦労したことがあります。あんな時、粘り強さが足りなかったのかなあ。
      ありがとうございます。すごくヒントになります!

      削除