2017年1月12日木曜日

相談下手な人のための相談術No.1「相談の時期を考える」



仕事は報連相(報告・連絡・相談)が大切ということは知っていても、実践できているかというと、ベテラン社員であっても、案外できていないものです。

中でも難しいのが「相談」です。

報告や連絡はできるけれど、相談ができないで困ってしまう人は、結構、いるのではないでしょうか。

このシリーズでは、相談下手な人のための相談術について書いていきたいと思います。



まず、相談について、5W1Hで分解して考えてみると

 ・いつ相談するか
 ・どこで相談するか
 ・誰に相談するか
 ・何を相談するか
 ・なぜ相談するか
 ・どのように相談するか

となりますね。
今回は、「いつ相談するか」について考えてみましょう。


相談の時期


当たり前のことですが、相談の時期は、「仕事の遅れが出ない時期」に行わないとなりません。

当たり前と分かっていても、案外、できていないことがあります。

 「もっと早く言ってよ」

と先輩や上司に言われたことはありませんか? あなたは間に合うと思って相談したけれど、先輩や上司にとっては、遅すぎる、もしくはギリギリすぎるタイミングだったということです。

では、なぜ、こちらが間に合うと思っていたのに遅すぎたのでしょうか。 例をあげて考えてみましょう。

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Aさんは月曜の朝、上司から資料作成の仕事を頼まれました。その資料は金曜日の午後に使う予定のもので、上司からは水曜日の帰社時間までに作成してほしいと言われました。与えられた時間は約3日間です。

Aさんは、最初、どうやって資料を作成して良いものか悩んでいました。こうすべきか、ああすべきかと考え、いろいろと作成してみたものの、どうも良い資料になりません。

そうこうするうちに、火曜日の午後には、「とりあえず、今考えられる方向性で作成するしかない」と思い、自分なりの資料作りに熱中し始めました。そして、水曜日のお昼すぎに資料がほぼ完成に近づいてきました。

水曜日の午後、Aさんは「どうせなら、きちんと作り切ろう」と考え、資料の完成度を高めます。そうして、ようやく出来上がった資料を持って、午後16時に上司に相談に行きました。

「課長、おとといご依頼いただいた資料作成ですが、ようやくできてきましたのでご確認いただけませんでしょうか」

課長は、資料を手に取り、中をさらっと見ます。

「これを三日間作っていたの?」

・・・・・

「なんでもっと早く相談してくれないんだ。お願いしたいのは、こういうことではなくて・・・。困ったな、もう間に合わないな。しょうがない、私のほうでどうにかするよ」

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こんな風になってしまったのは、なぜでしょうか?

いくつか原因がありそうです。

・そもそも、頼まれた仕事の仕上がりイメージを、上司とすりあわせなくてはならないと考えていなかった。
・上司に頼まれた仕事について、イメージが共有できていないのに、勝手に進めてしまった。
・自分なりに作ったものを、上司に見てもらうタイミングが遅すぎて、修正する時間がなくなった。

このような状況に陥ることを防ぐためには、以下のことに気をつけて、相談の時期を適切化しましょう。


仕事を受けた直後に相談する


仕事を受ける時には、上司と仕上がりイメージを共有するように心がけ、イメージ共有できていなければなるべく早めに、仕事を受けた直後に相談します。

 「ちょっと、仕上がりイメージを共有させてもらいたいので、相談させてください」
 「私の立場で、どこまでやっておけば良いのかわからないので、相談させてください」
 「進め方がイメージできないのですが、誰に相談すべきでしょうか?」

など、相談を持ちかけるためのフレーズを持っておきましょう。

なお、相談時に仕上がりイメージを共有するためには、以下に関する質問をする必要があります。いくら「仕事を受けた直後」に相談すべきと言っても、必要事項を聞きだす準備もできていなければ、上司に迷惑をかけるだけです。質問事項をあらかじめ用意して相談依頼をしてください。

  Quality (品質): 資料であれば具体的な記述事項・納品形態(ファイル or 印刷)・分量・数量など
  Cost (コスト): 購入品の価格範囲・社内の資材をどこまで使って良いかなど
  Delivery (納期):  次工程に渡す期限・途中経過を確認するタイミングなど


修正が間に合うタイミングで相談する


指定された納期までに修正ができるタイミングで、方向性の確認をするために相談をするようにしましょう。

仕事を受けるタイミングで、仕上がりイメージを確認していても、ズレが生じることもあります。ですので、「確認したから」と思い込まず、必ず途中確認をするようにしてください。

 「私なりに進めてみましたが、方向性があっているか確認させてください」
 「途中経過を見ていただけないでしょうか」

上司も忙しくて、見る暇がないということもあるでしょう。その場合には、あなたの方から、上司に仕事のタイムリミットを知らせる必要があります。

 「修正する可能性もありますので、今、見ていただかないと間に合いません」

こういう時には、上司が忙しいからといって相談するのを遠慮をしていたのでは、責任をもって業務遂行していることになりません。上司の時間をどうにか使わせてもらえるよう説得し、自分の引き受けた仕事は完了できるよう自分自身で仕事の進捗スケジュールを管理しなくてはなりません。


さて、あなたの仕事は大丈夫ですか?
ギリギリになる前に、余裕をもって相談をしましょう。

2 件のコメント:

  1. 資料作成の時点でこの種の相談ができる人は、相当仕事ができる人ですね。依頼を受けた時点で、その資料を何に使うのかが 100%判ってないと できないです。上司の側にも、部下の能力を理解した上での指示能力が問われている と思います。

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    1. コメントありがとうございます。
      確かにそうですね。
      まず、その資料を何に使うのかを確認するところから始まるということでしょうか。目的を知らされずに一方的に頼まれることもあるかもしれないですが、それですと、仕上がりイメージの共有はできないですね。
      もちろん、上司にも至らない点があるでしょうが、仕事の確認は部下の側に求められることが多いと思います。
      相手を批判していても仕方ないので、できることをしようという視点で読んでもらえれば嬉しいです。
      そのための相談です。
      仕事ができない人が相談できるようになってもらえればと思い、書いておりますので、できない人が対象であり、できない人のためのヒントとして書いております。
      上司の立場、部下の立場、相互に学ぶべきところがあると思いますよ。
      今回は、部下の立場で学ぶべきことを書かせていただきました。
      上司向けには、また別の機会に書きたいと思います。
      コメントありがとうございます。できれば、こういった批判的な内容は、お名前をいただけませんか。
      名前なしですと、言いたい放題になってしまい、良い討論にならないと思いますよ。

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